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换位思考,用心服务
作者:资产管理部 胡桃,日期:2018-08-23

  按照宁波材料所之前的规定,科研人员自行采购科研材料需运送到仓库验收。但有些自采物品重量大、体积大、数量多,有些还是急用配件,送仓库验货既增加科研人员工作量,又耽误时间,科研人员要求改变现有验货模式的呼声较高。针对此问题,本着“服务科研、支撑科研、推进科研”的宗旨,资产管理部从2018年5月起,对分散采购项目,推行定期上门验货服务,受到科研人员一致好评。

  到目前,推行上门验货服务三个月,我谈谈我在上门验货服务过程中的一些体会:

  一是前期准备要充分。“七分准备三分验货”,在验货之前,要先熟悉科研人员购买的物品、包装、供应商送货模式等,提前准备好验货工器具,包括验货记录本、验货专用章、无实物验收条等。

  二是验货分步骤有条理。首先清点核对货物数量,是否与发票相符。特别是有些供应商按箱交货,外箱破损,需逐一清点数量是否缺失。其次开箱验货,要检查产品规格、型号、数量等,外观是否有划痕、生锈、污损、破洞,功能是否完好。做到条理清晰,忙而不乱。

  三是验收记录要详实。填写字迹工整,记录清晰、内容准确,无涂改,对验货中相关文件尽量通过拍照、复印等做好备份存档,确保有据可查。

  开展上门验货服务,得到了科研人员发自内心的称赞:“你们的服务真周到,再也不用我们搬上搬下送货验货,只跑一趟就能开单报销,节省了时间,提高了效率。只跑一趟真是好啊!”

  在上门验货服务的同时,我也学到很多东西。在验收过程中,我虚心向科研人员请教,学习了解了各类材料在科研实验中的用途和使用方法、各种零配件的使用范围、采购物质的关键质量指标等。在上门验货过程中,我坚持“一切从科研需要”出发,做好服务科研人员工作,用心服务,微笑服务,拉近了与科研人员的距离,也促进了采购与科研部门之间的相互理解和交流。

  授人玫瑰,手留余香。资产管理部倡导的上门服务,收获的不仅是科研人员的满意和赞许,更是采购人员工作价值和自身能力提升。

  (资产管理部 胡桃)